Excell veya benzeri uygulamalar kullanarak müşteriniz için hazırladığınız teklif veya proformalar başınıza dert açabilir. Öncelikle bu tarz bir tablo hazırlarken formül ve veri hataları yapabilirsiniz. Bu ve benzeri hatalar, müşteriniz ile aranızda minik veya büyük dertler açabileceği gibi, ileriye dönük raporlama ve takip edebilme olanaklarınızı olumsuz veya kesin olmayan sonuçlarla yol açabilir.
Excel kullanarak teklif hazırlamanın bazı sakıncaları şunlardır:
Hatalara Açık Olması: Excel, manuel veri girişi gerektirir ve bu, insan hatalarına oldukça açıktır. Yanlışlıkla yapılan bir hesaplama veya hücre referansı hatalı tekliflere yol açabilir.
Takip Zorluğu: Çok sayıda teklif oluşturulursa, bunların yönetimi ve takibi zor olabilir. Versiyon kontrolü, güncellemeler veya değişiklikler manuel olarak yapılması gerektiğinde karışıklık yaratabilir.
Güvenlik Riskleri: Excel dosyaları genellikle yeterli güvenlik önlemlerine sahip değildir. Hassas bilgiler içeren teklifler, kötü niyetli kişilerin eline geçebilir veya istenmeden yanlış kişilere gönderilebilir.
Standartlaşma Zorluğu: Tekliflerde tutarlılığı sağlamak zor olabilir. Farklı kişiler veya departmanlar tarafından hazırlanan teklifler arasında format, dil ve içerik farklılıkları olabilir.
İzlenebilirlik ve Denetim: Teklif sürecinde kimlerin hangi değişiklikleri yaptığını takip etmek zordur. Bu, denetim ve izlenebilirlik açısından sorun yaratabilir.
Entegrasyon Zorlukları: Excel, genellikle diğer sistemlerle entegre olma konusunda sınırlıdır. CRM veya ERP sistemleriyle otomatik veri alışverişi yapmak zor olabilir.
Bu nedenle, birçok firma teklif hazırlama sürecini daha güvenilir ve verimli hale getirmek için özel teklif yazılımları veya CRM/ERP sistemlerine entegre çözümler kullanmayı tercih eder.
Comments